Khi thực hiện một dự án, bạn có thể thực hiện nhiều cách khác nhau để hoàn thành. Tốt nhất bạn nên thiết lập một lộ trình ngay từ đầu. Các quản lý dự án thường chuyển sang các mô hình cụ thể khi phác thảo kế hoạch của mình. Các mô hình quản lý dự án truyền thống tập trung vào năm bước: bắt đầu, lên kế hoạch, thực hiện, giám sát và hoàn thành.
Với mô hình quản lý dự án theo phương pháp agile, thường có nhiều hơn 5 bước, nhưng điều này không có nghĩa là dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn. Trên thực tế, nhóm của bạn có thể hoàn thành dự án sớm hơn. Đó là một phần lý do tại quản lý dự án theo phương pháp Agile đang trở nên phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp.
Quản lý dự án theo phương pháp Agile là gì?
Quản lý dự án theo phương pháp Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý dự án. Trong phương pháp (hay mô hình) agile, bạn hoàn thành các bước nhỏ, được gọi là “lặp đi lặp lại” để hoàn thành một dự án. Một sản phẩm thuộc loại nào đó thường lặp đi lặp lại, khách hàng có thể ngay lập tức đưa ra phản hồi về những sản phẩm này. Do đó, trong quy trình agile, bạn sẽ không làm việc với các dự án lớn trong thời gian dài mà không có sự tham gia của bên ngoài. Mục tiêu là tập trung vào một loạt các nhiệm vụ nhỏ hơn đáp ứng khéo léo hơn các mục tiêu dài hạn.
Sự khác biệt giữa quản lý dự án truyền thống và theo mô hình agile
Trong khi quy trình quản lý dự án truyền thống tuân theo một con đường tuyến tính, thì phương pháp agile là phi tuyến tính và do đó cho phép sai lệch so với một tập hợp các bước có thứ tự.
Quản lý dự án theo mô hình agile bao gồm các nhiệm vụ ngắn giúp tạo điều kiện cho các lộ trình phát triển sản phẩm nhanh hơn và phản hồi kỹ lưỡng, thường xuyên hơn từ khách hàng. Đổi lại, làm việc theo nhóm và cộng tác trở nên dễ dàng hơn vì có nhiều phản hồi về sản phẩm nhiều hơn.
Ai sử dụng phương pháp agile trong quản lý dự án?
Mô hình agile rất phổ biến trong phát triển phần mềm và CNTT. Đó là bởi vì các lần lặp lại của một dự án phát triển phần mềm agile đến phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện, vì vậy các software developers có thể điều chỉnh nhỏ khi dự án đang phát triển thay vì tiến hành thay đổi lớn sau khi hoàn thành. Như bất kỳ developer nào cũng biết, những thay đổi đối với một dòng code có thể tạo ra hiệu ứng gợn sóng của những thay đổi bổ sung – một loại chuỗi hỗn loạn mà quản lý dự án agile có thể tránh.
Tất nhiên, mô hình agile không chỉ là một chiến lược phần mềm mà còn trở nên phổ biến trong một số ngành dễ gặp rủi ro, chẳng hạn như tiếp thị, sản xuất ô tô và thậm chí là quân sự. Tất cả các ngành này đều được hưởng lợi từ lợi thế chính của phương pháp lặp đi lặp lại: xây dựng giải pháp trong thời gian thực thay vì hướng tới một kết quả không linh hoạt, được xác định trước.
Bốn giá trị cốt lõi của quản lý dự án theo mô hình agile.
Khi triển khai các phương pháp agile vào hoạt động của công ty, hãy bắt đầu bằng cách chuyển đổi bốn giá trị cốt lõi thành nền tảng của tất cả các quy trình làm việc. Đây là những giá trị cốt lõi, như được nêu trong Tuyên ngôn Agile:
- Các cá nhân và tương tác qua các quy trình và công cụ
- Làm việc phần mềm trên tài liệu toàn diện
- Sự cộng tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng
- Đáp ứng sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch
Mặc dù giá trị cốt lõi thứ hai đề cập đến phần mềm, về mặt lý thuyết, có thể áp dụng logic của các bộ phận làm việc qua tài liệu cho bất kỳ dự án dài hạn nào.
12 nguyên tắc của quản lý dự án agile
Sau đây là 12 nguyên tắc quản lý dự án agile từ Tuyên ngôn Agile. (bạn có thể thay thế từ “phần mềm” bằng bất kỳ sản phẩm nào.)
1.”Ưu tiên cao nhất là làm hài lòng khách hàng thông qua việc bàn giao sớm và liên tục các phần mềm có giá trị.” Một số khách hàng có thể cảm thấy khó chịu khi họ không nhìn thấy bất kỳ thành phẩm nào hoặc các bản cập nhật rõ ràng khác sau thời gian dài làm việc. Việc bàn giao sớm và liên tục được mô tả trong Tuyên ngôn Agile đã tránh được vấn đề này.
2. “Hoan nghênh các yêu cầu thay đổi, ngay cả khi phát triển chậm. Các quy trình Agile khai thác sự thay đổi vì lợi thế cạnh tranh của khách hàng.” Bằng cách này, bạn không hướng tới một ý tưởng cứng nhắc về một giải pháp, mà là một sản phẩm luôn thích ứng để giải quyết vấn đề rõ ràng..
3. “Cung cấp phần mềm đang hoạt động thường xuyên, từ vài tuần đến vài tháng, với ưu tiên khoảng thời gian ngắn hơn.” Với mỗi sản phẩm mà bạn cung cấp cho khách hàng, bạn giảm thiểu khả năng cần phải thực hiện những thay đổi lớn đối với một phần của dự án sẽ có ảnh hưởng đến các phần khác. Điều này cũng tăng tính minh bạch và khả năng cộng tác, do đó giữ cho khách hàng hạnh phúc hơn.
4. “Nhà kinh doanh và developer phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt dự án.” Nguyên tắc này nhắc nhở các nhóm dự án rằng những người ưu tiên kinh doanh có thể có quan điểm và nhu cầu khác với những người tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Do đó, có thể dễ dàng tuột khỏi các mục tiêu được chia sẻ nếu không có sự cộng tác hàng ngày.
5. “Xây dựng các dự án xung quanh những cá nhân có động lực. Hãy cho họ môi trường và sự hỗ trợ mà họ cần, và tin tưởng để họ hoàn thành công việc.” Tạo ra một không gian trong đó các thành viên trong nhóm có các công cụ và sự hỗ trợ của giám sát để di chuyển qua các lần lặp lại là chìa khóa để hướng dẫn một cách hiệu quả một dự án từ ý tưởng sơ khai đến sản phẩm cuối cùng hoàn thành.
6.”Phương pháp hiệu quả nhất để truyền tải thông tin đến nhóm developer là trò chuyện trực tiếp.” Không, bạn không nên hoàn toàn từ bỏ email, điện thoại và giao tiếp kỹ thuật số, nhưng các cuộc trò chuyện thực có thể là tốt nhất để xác định các thách thức và suy nghĩ tìm ra các giải pháp khả thi. Điều này cũng tốt nhất để giải thích tiến trình và các bước tiếp theo cho khách hàng.
7.”Phần mềm làm việc là thước đo chính của sự tiến bộ.” Hiển thị kết quả và sản phẩm là cách dễ nhất để chứng minh rằng bạn đang giải quyết các nhu cầu đã xác định, ngay cả khi cách làm có vẻ khác với dự kiến ban đầu.
8. “Các quy trình Agile thúc đẩy sự phát triển bền vững. Các nhà tài trợ, developer và người dùng sẽ có thể duy trì một tốc độ liên tục vô thời hạn.” Thiết lập các quy trình làm việc nhất quán, trong đó các thành viên trong nhóm biết họ sẽ cần bao nhiêu công việc để đưa vào một dự án là một phần của quản lý dự án agile. Với những quy trình làm việc này, các thành viên trong nhóm sẽ không bị quá tải và sẽ có thể tiến hành một dự án đúng cách.
9. “Sự quan tâm liên tục đến kỹ thuật và thiết kế tốt giúp tăng cường sự nhanh nhẹn.” Quản lý dự án Agile là lặp đi lặp lại, không dài hạn. Do đó, các thành viên trong nhóm có thể thấy dễ dàng hơn khi luôn tập trung vào chất lượng chứ không phải số lượng. Điều này có nghĩa là ít sai lầm hơn để sửa chữa sau này và do đó hoàn thành dự án sớm hơn.
10. “Sự đơn giản – nghệ thuật tối đa hóa khối lượng công việc là điều cần thiết.” Quản lý dự án Agile tìm cách tối đa hóa hiệu quả và hạn chế số lượng các thay đổi lớn cần phải thực hiện sau khi dự án kết thúc.
11. “Các kiến trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất xuất hiện từ các nhóm tự tổ chức.” Nhóm của bạn nên tự quyết định cách phân chia công việc tốt nhất và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
12. “Theo định kỳ, nhóm nghiên cứu phản ánh về cách trở nên hiệu quả hơn, sau đó điều chỉnh và điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp.” Quá trình lặp đi lặp lại, trong khi một phần nhằm mục đích tránh những thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng. Đó là lý do tại sao các nhóm nên thường xuyên xem xét các quy trình và tìm ra cách cải thiện trong tương lai
Quy trình quản lý dự án theo phương pháp agile
Có hai mô hình chính cho quy trình quản lý dự án agile: Scrum và Kanban. Mặc dù có sự khác biệt giữa cả hai, nhưng cách tiếp cận bao gồm 6 bước chính:
1. Kế hoạch dự án
Cũng giống như trong quản lý dự án truyền thống, ít nhất nên thiết lập một số khuôn khổ cơ bản – các vấn đề cần giải quyết, các giải pháp khả thi – trước khi bắt đầu. Nếu đang sử dụng phương pháp luận Scrum, chuyên gia Scrum sẽ dẫn dắt nhóm trong việc thiết lập lộ trình.
2. Lộ trình dự án
Trong cả phương pháp Scrum và Kanban, các bước này nên được xác định, nhưng chỉ trong Scrum mới nên đặt một mốc thời gian chắc chắn. Trong Kanban, có thể sử dụng Kanban board để quản lý khối lượng công việc của nhóm. Các công cụ quản lý dự án khác cũng có thể hữu ích cho việc lập lộ trình.
3. Ngày có thể bàn giao
Trong bước này, có thể chuyển sang Scrum board để thiết lập các mốc thời gian chắc chắn cho việc hoàn thành hoặc có thể sử dụng bảng Kanban để biết sơ bộ về thời gian mỗi nhiệm vụ có thể mất. Gantt chart, cung cấp biểu đồ trực quan về lịch trình dự án, cũng có thể hữu ích.
4. Phân công nhiệm vụ
Với lộ trình và thời hạn đã có, hãy phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm. Sự đơn giản là điều cần thiết, vì vậy nên phân bổ đều khối lượng công việc cho toàn bộ nhóm. Trình bày quy trình làm việc trực quan có thể giúp bạn đạt được mục tiêu này.
5. Cập nhật thường xuyên
Để đạt được điểm cuối cùng trong số 12 nguyên tắc agile, hãy cam kết tham gia các cuộc họp hàng ngày, trong đó các thành viên trong nhóm nêu những gì họ đã đạt được và những gì tiếp theo cho họ. Giữ cho các cuộc họp này ngắn gọn theo nguyên tắc đơn giản, nhưng không ngắn đến mức các thành viên trong nhóm không có thông tin giá trị.
6. Tương tác với khách hàng
Trong giai đoạn cuối cùng của quản lý dự án agile, khách hàng tham gia cùng. Bàn giao sản phẩm cho khách hàng và xác định cách triển khai mọi thay đổi được yêu cầu. Bạn cũng sẽ thảo luận về những cải tiến và thành tích trong quy trình làm việc để xác định cách bạn có thể cải thiện quy trình của mình trong vòng tiếp theo.
Lợi ích của quản lý dự án áp dụng phương pháp agile
Đây là một số lợi ích của quản lý dự án thep mô hình agile:
- Ít rủi ro hơn. Quản lý dự án Agile bắt nguồn từ ngành công nghiệp phần mềm bởi vì các lập trình viên thường xác định nhu cầu và sau đó dần dần tìm ra giải pháp sẽ như thế nào. Việc lặp lại và phản hồi thường xuyên của phương pháp agile cho phép các nhóm phát triển định hình lại sản phẩm một cách hiệu quả để phù hợp hơn với nhu cầu đã xác định. Điều này dẫn đến sản phẩm cuối cùng yêu cầu ít thay đổi hơn so với các phương pháp quản lý dự án truyền thống.
- Sản phẩm chất lượng cao hơn. Với những cải tiến và phản hồi của khách hàng ở mọi bước (thay vì tất cả đều đến ở giai đoạn cuối), sản phẩm sẽ phù hợp hơn để giải quyết các vấn đề đã xác định ban đầu.
- Hợp tác mạnh mẽ hơn. 6 bước được nêu trong quy trình quản lý agile giúp cho sự hợp tác được cải thiện, thường xuyên hơn giữa không chỉ các thành viên trong nhóm mà còn cả công ty và khách hàng.
- Ít lãng phí hơn. Nguyên tắc đơn giản của quản lý dự án agile thể hiện ở chỗ nhân viên dành ít giờ làm việc cho một dự án hơn và thời gian của nhân viên là một trong những nguồn lực quan trọng nhất. Tiền bạc cũng vậy – và với những phản hồi nhất quán hơn của khách hàng, sẽ ít gặp phải trường hợp chi nhiều tiền hơn để sửa chữa những sai lầm có thể tránh được ngay từ đầu.
Tham khảo: https://pdmethods.com/agile/what-is-agile-development/
Bạn có biết?
tham gia cộng đồng ITguru trên Linkedin, Facebook và các kênh mạng xã hội khác có thể giúp bạn nhanh chóng tìm được những chủ đề phát triển nghề nghiệp và cập nhật thông tin về việc làm IT mới nhất
Linkedin Page:
Facebook Group:
cơ hội việc làm IT : ITguru.vn
