OKR là gì và ứng dụng thế nào trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả

OKRs là một framework quản lý đã thành công ở các công ty công nghệ “khổng lồ” như Google, Intel và Netflix và đang trở nên ngày càng phổ biến khi bối cảnh kinh doanh và nhân tài thay đổi như hiện nay. Quay ngược thời gian, năm 1954 Peter Drucker đã phát minh ra MBO (Management by Objectives) tức Quản lý theo Mục tiêu. Năm 1968, Andrew Grove đồng sáng lập Intel và khi còn là Giám đốc điều hành tại Intel đã phát triển thêm MBO thành khuôn khổ OKR như chúng ta biết ngày nay. Năm 1974, John Doerr gia nhập Intel và học OKR trong thời gian làm việc tại đây. Doerr tiếp tục gia nhập Kleiner Perkins Caufield & Byers – một trong những nhà đầu tư lớn đầu tiên vào Google – và trở thành cố vấn cho Google trong những ngày đầu thành lập. Doer đã giới thiệu OKR với những người sáng lập Google, Larry Page và Sergey Brin, những người sau đó đã triển khai OKR tại Google và công ty vẫn sử dụng nó cho đến ngày nay. Vậy OKR chính xác là gì?

OKR là gì?

OKR, viết tắt của Objectives(O) và Key Results(KR), là một phương pháp để các công ty xác định, theo dõi và đạt được các mục tiêu quan chiến lược trọng nhất.

OKR có 2 phần:

Framework giúp chia nhiệm vụ lớn thành các mục tiêu có thể hành động với các mốc quan trọng, tăng tính minh bạch và sự liên kết (chiến lược) tốt hơn.
Mindset cho bạn biết hãy tập trung vào những gì quan trọng nhất

OKR Framework

OKR framework bao gồm Objectives , Key Results và Initiatives. đạt được Mục tiêu của mình. được Kết quả chính của mình.

Objectives (mục tiêu): là “Những gì” bạn muốn đạt được.
Key Results (kết quả): là các thước đo và cột mốc cho biết “Làm thế nào” để hoàn thành Objectives.
Initiatives (Sáng kiến) là tất cả các dự án và nhiệm vụ sẽ giúp bạn đạt được Key Results

Mỗi Objective phải có 3–5 Key Results.

Nếu đạt được tất cả các kết quả quan trọng, có nghĩa rằng bạn đạt được mục tiêu. Hoặc ngược lại, đạt được objective có nghĩa bạn đã có những kết quả quan trọng.

Ví dụ:

Objective: Trở thành ứng dụng ngân hàng di động miễn phí số 1 cho các nước đang phát triển.

➜ KR 1: Cải thiện 15% số lượt đăng ký hàng tuần vào tháng 7.

➜ KR 2: Khởi động chiến dịch tiếp thị bằng mọi ngôn ngữ trước tháng 8.

➜ KR 3: Thiết lập ít nhất một điểm truy cập ATM trên tất cả các quốc gia trước tháng 9.

“Good Objective” phải là:

Có ý nghĩa – kết nối với sứ mệnh và các ưu tiên hàng đầu của tổ chức / nhóm.

Audacious – đại diện cho một sự thay đổi đáng kể so với trạng thái hiện tại.
Truyền cảm hứng – thúc đẩy nhóm hoặc cá nhân làm việc theo hướng đó.

“Good Key Result” phải cụ thể, có thời hạn và có thể đo lường được.

Key Results có thể là – Input (Những thứ có thể kiểm soát. Ví dụ: tiếp cận với x khách hàng, thiết kế và xây dựng các tính năng của xyz.), Output. Ví dụ: x khách hàng đồng ý cho bản demo, ít hơn 2 lỗi mỗi tính năng) hoặc Outcome (Kết quả cuối cùng, mong muốn cuối cùng. Ví dụ: có 3 khách hàng, cải thiện xếp hạng khách hàng trung bình lên 0,3)

Outcome key results có thể khó xác định hơn nhưng chúng có thể giúp khám phá thách thức tiềm ẩn mà bạn đang giải quyết trực tiếp hơn là Input hoặc Output. Mặt khác, Input Key Results nằm trong tầm kiểm soát và có thể là chỉ báo hàng đầu trong nhiều trường hợp.

Ví dụ:

Objective: Thiết kế UX trực quan để giảm tải khâu chăm sóc khách hàng.

➜ KR1: Thiết kế phù hợp 100% yêu cầu của khách hàng.

➜ KR2: Ít hơn 1 yêu cầu dịch vụ khách hàng liên quan đến UX mỗi tuần.

➜ KR3: Nâng cấp infrastructure để hỗ trợ 100.000 người dùng vào cuối quý.

OKR Mindset

OKR không phải là “tổng tất cả các nhiệm vụ”. OKR không phải là BAU.

OKR là những điều quan trọng nhất bạn cần làm để đạt được trong 30–90 ngày tới.

Hãy nghĩ về ví dụ “Đá, Sỏi và Cát trong lọ”. Nếu bạn bắt đầu với việc cho cát vào lọ, bạn sẽ không có chỗ cho đá hoặc sỏi. Bạn cần bắt đầu với những viên đá.

OKR chính là những viên đá – điều quan trọng nhất cần đạt được. Các công việc hàng ngày và OKR có thể tồn tại cùng nhau. Các quy trình và KPI hiện có có thể tồn tại cùng với OKR. Nhưng để đạt được sứ mệnh của mình, cần tập trung vào OKRs.

Một công ty nên có từ 3–7 OKR mỗi quý tùy thuộc vào quy mô, trong khi các nhóm và cá nhân nên có từ 3–5 OKR trong một quý.

Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm:

14 xu hướng thiết kế UI / UX đáng chú ý trong năm 2021

Tại sao cần có OKRs?

Giống như bất kỳ quy trình thiết lập mục tiêu nào khác, OKRs làm rõ các kỳ vọng, cho phép đo lường khách quan và cải thiện hiệu suất tổng thể.

OKR mang lại ý nghĩa và mục đích cho các cá nhân và nhóm, đồng thời giúp họ hiểu công việc của họ liên quan như thế nào đến sứ mệnh của tổ chức, giúp tạo thêm động lực cho nhóm.

Bằng cách tập trung vào những gì quan trọng nhất, OKR giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và bổ sung cấu trúc cho các công việc hàng ngày và ra quyết định. Điều này cũng giúp mọi người cảm thấy có cơ sở hơn trong những thời điểm không chắc chắn.

Viết OKRs

Bạn đã hiểu OKR là gì. Bây giờ hãy chuyển sang phần quan trọng: làm thế nào để viết một OKR hiệu quả. Bạn cần nhớ công thức:

OKR = Objective + 3 đến 5 Key Results

Các bước chính:

Bước 1: Xác định Mục tiêu – Brainstorm và suy nghĩ về những điều quan trọng nhất mà bạn cần đạt được trong 30–90 ngày tới. Viết ra giấy những điều này.

Bước 2: Đánh giá mục tiêu của bạn:

🗹 Đó có phải là một sự thay đổi đáng kể so với tình trạng hiện tại?

🗹 Có ngắn gọn và sử dụng ngôn ngữ đơn giản không?

🗹 Có truyền cảm hứng không?

🗹 Có kết nối với nhóm hay sứ mệnh của tổ chức không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu nào trong số này là KHÔNG, hãy viết lại các mục tiêu của bạn và đánh giá lại.

Bước 3: Xác định Key Results – Đối với mỗi mục tiêu, hãy xác định 3–5 điều lớn nhất (Key Results) mà bạn sẽ phải thay đổi trong 30–90 ngày tới để biến mục tiêu thành hiện thực.

Bước 4: Đánh giá các kết quả chính:

🗹 Có cụ thể và rõ ràng không?

🗹 Có bị ràng buộc về thời gian không?

🗹 Có thể đo lường được không?

🗹 Nếu đạt được tất cả các key results, thì có đạt được mục tiêu tương ứng không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu nào trong số này là KHÔNG, hãy viết lại key results và đánh giá lại.

Bước 5: Khi đã thực hiện xong các bước 1–4, hãy chia sẻ OKR với đồng nghiệp hoặc người quản lý để nhận phản hồi. Tinh chỉnh thêm nếu cần.

Triển khai OKRs – Các phương pháp hay nhất

Để OKR hoạt động cho công ty của bạn tương tự như cách mà Google đã làm, bạn phải làm đúng. Không có cách duy nhất để triển khai OKR. Phân dưới đây sẽ cho bạn các tips trong quá trình triển khai OKRs.

Buy-in: buy-in từ lãnh đạo là rất quan trọng để triển khai thành công OKR. Nếu ban lãnh đạo của công ty không dành đủ thời gian để suy nghĩ và truyền đạt các OKR ở cấp tổ chức, thì toàn bộ quá trình triển khai có khả năng thất bại.
Hãy cho nó thời gian: Phải mất ít nhất một vài quý để nhân viên hiểu rõ OKR là gì và cảm thấy thoải mái với framework và mindset OKR. Hãy cam kết chạy nó trong ít nhất 2 quý. Trong giai đoạn này, hãy tập trung vào việc giới thiệu những lợi ích nhỏ – các phương pháp OKRs tốt, theo sau là các nhóm, nhóm có mức độ tuân thủ cao nhất, các nhóm / cá nhân mà OKRs đã giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, v.v.
Huấn luyện viên và người ủng hộ: Sẽ rất tốt nếu bạn có Huấn luyện viên OKRs để nói chuyện với nhóm khi bạn ra mắt. Nếu bạn không đủ khả năng, hãy xác định một vài người trong tổ chức có thể hoạt động như những Người ủng hộ OKRs – những người đã thực hành trước đó hoặc đã quen thuộc với khái niệm này. Điều này rất quan trọng vì trong tổ chức của bạn mọi người phải hiểu rõ OKR là gì và nếu họ cần sự giúp đỡ, bạn phải cung cấp.

Tính minh bạch: OKRs nên hiển thị cho mọi người. Ngoài việc tạo ra một nền văn hóa minh bạch, việc công khai OKRs còn làm tăng cam kết tuân theo các quy định đó. Nó giúp giảm nỗ lực cần thiết để điều chỉnh các OKR trong toàn tổ chức.
Căn chỉnh: Bạn không cần phải mất thời gian để đảm bảo OKR xếp tầng hoàn hảo từ trên xuống dưới. Bản chất minh bạch của OKR ngăn cản nhân viên tránh xa các thành viên còn lại của tổ chức. Thực hiện theo cách tiếp cận dựa trên thị trường, nơi các cá nhân tạo OKR của riêng họ bằng cách xem các OKR của công ty và nhóm. Sau đó, các nhà quản lý có thể chỉ cần đảm bảo rằng các OKR hoàn toàn không nằm ngoài sự liên kết.
Điều chỉnh lại: OKR có nghĩa là phải linh hoạt. Nên điều chỉnh lại OKR, ngay cả trong thời gian giữa quý, khi nhận thấy OKR không phải là điều “quan trọng nhất” mà bạn cần đạt được trong 30-90 ngày tới. Không thành vấn đề nếu đó là do thay đổi các ưu tiên kinh doanh hay bất kỳ yếu tố nào khác.

Chu kỳ OKR: Thông thường, các nhà lãnh đạo cấp cao nên bắt đầu động não về OKRs từ 2-3 tuần trước khi quý bắt đầu và thông báo về OKRs cấp công ty vào ngày đầu tiên của quý. Các nhóm tương ứng sau đó sẽ tạo OKR của riêng họ và chia sẻ vào cuối tuần đầu tiên. Sau đó, các cá nhân nên tạo OKR hàng quý vào cuối tuần thứ 2 của quý. Trạng thái của KR nên được cập nhật khi tiến độ xảy ra và được thảo luận trong các cuộc họp 1: 1 hàng tháng / hàng tuần với người quản lý. Vào cuối quý, các cá nhân và nhóm nên cho điểm OKR, thực hiện tự đánh giá và phản ánh những gì đã hoàn thành.
Suy ngẫm: Vào cuối quý, trước khi chuyển sang phần tiếp theo, nên phản ánh các OKR đã phân loại – điều gì đã góp phần vào thành công của bạn, những trở ngại nào bạn gặp phải, bạn có thể viết OKR theo cách khác không, bạn đã đủ táo bạo chưa với mục tiêu đặt ra, v.v. Bài học kinh nghiệm từ những OKR này nên được sử dụng để viết OKRs tốt hơn cho quý tiếp theo.
Không liên kết nó với khoản thưởng: Khi bạn liên kết trực tiếp OKR với khoản thưởng, nhân viên bắt đầu quá tải – hứa hẹn và làm quá mức.

Sự khác nhau giữa KPI và OKR là gì?

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. Nó là một loại đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá sự thành công của một quá trình đang diễn ra hoặc một hoạt động cụ thể. Có nhiều loại KPI khác nhau và việc chọn KPI phù hợp phụ thuộc vào các yếu tố như ngành bạn đang tham gia và sự trưởng thành của tổ chức của bạn. Mỗi bộ phận hoặc nhóm sẽ sử dụng các KPI khác nhau để đo lường thành công. KPI đôi khi còn được gọi là thước đo sức khỏe.

Sự khác nhau giữa KPI và OKR

Như chúng ta đã thấy, KPI và OKR là các loại mục tiêu khác nhau. Vậy sự khác nhau giữa KPI và OKR là gì?

OKR cung cấp mối liên hệ còn thiếu giữa tham vọng và thực tế. Chúng giúp bạn thoát ra khỏi hiện trạng và đưa bạn vào lãnh thổ mới, thường chưa được biết đến. Nếu bạn có một Mục tiêu lớn cho công ty, bạn cần OKR đưa bạn đến đó.

Trong khi đó, KPI đo lường sự thành công, kết quả đầu ra, số lượng hoặc chất lượng của một quá trình hoặc hoạt động đang diễn ra. Chúng đo lường các quy trình hoặc hoạt động đã có.

Hãy xem OKR và KPI như một phép ẩn dụ. Hãy tưởng tượng công ty của bạn là một chiếc ô tô và bạn đang lái chiếc ô tô đó tới một điểm đến (Sứ mệnh & Tầm nhìn). KPI của bạn là những gì bạn sẽ tìm thấy trên bảng điều khiển của ô tô, như đồng hồ đo nhiên liệu và đồng hồ đo nhiệt độ động cơ. Chúng ngăn động cơ quá nóng và đảm bảo bạn sẽ không bị hết xăng, đây là tất cả những điều mà bạn sẽ thường xuyên theo dõi. OKR giống như lộ trình của bạn, chúng sẽ hướng dẫn bạn đến đích. OKR là tạm thời, chúng sẽ thay đổi theo thời gian. Khi bạn đã vượt qua một cột mốc để đến đích, bạn sẽ tập trung vào cột mốc tiếp theo.

Các tổ chức cần cả KPI và OKR. Nếu bạn chỉ xem KPI, bạn sẽ không biết mình đã tiến tới đích như thế nào. Nếu bạn chỉ xem OKRs, bạn sẽ không thấy rằng mình sắp hết xăng.

_{Khác nhau giữa KPI và OKR là gì? Image: Product.Jet}

Câu hỏi thường gặp

Mọi nhân viên có nên sở hữu OKR không?

➜ Nếu một nhân viên có mức độ tự chủ trong việc quyết định công việc thì nên OKRs cho riêng mình. Nếu không, chỉ cần đóng góp cho các OKR của nhóm là đủ. Họ vẫn có thể sở hữu OKRs học tập hoặc tự phát triển.

Làm thế nào để theo dõi và chấm điểm OKR?

➜ Có thể theo dõi các mục tiêu bằng cách đánh dấu chúng theo cấp – “On Track”, “Behind” hay “At-Risk”. Key Results có thể được đánh dấu là “Hoàn thành / Chưa hoàn thành”, “Có / Không” hoặc phần trăm hoàn thành. Vào cuối quý, bạn nên phản ánh mục tiêu tổng thể và ghi điểm.

Có thể có cả OKR hàng năm và hàng quý không?

➜ Có thể. Nếu đang có cả OKR hàng năm và hàng quý, một số KR từ mục tiêu hàng năm có thể trở thành OKR hàng quý. Hoặc có thể có 1–2 OKR hàng năm tập trung vào ưu tiên dài hạn và độc lập với OKR hàng quý.

Có thể chỉ có OKR hàng năm không?

➜ Thông thường, nên có OKR hàng quý để duy trì sự tập trung vào việc thực hiện, tiến độ liên tục và phản hồi. Ngay cả đã có OKR hàng năm, cũng nên chấm điểm bắt buộc cho OKR hàng năm định kỳ theo quý.

Tư liệu tham khảo

Ex-Googler’s Tips on How to Write OKRs

Bạn có biết?

tham gia cộng đồng ITguru trên Linkedin, Facebook và các kênh mạng xã hội khác có thể giúp bạn nhanh chóng tìm được những chủ đề phát triển nghề nghiệp và cập nhật thông tin về việc làm IT mới nhất

Linkedin Page:
Facebook Group:
cơ hội việc làm IT : ITguru.vn