Corona virus đang làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh của các công ty. Là một giám đốc công nghệ thông tin, CIO (Chief Information Officer) hay IT Manger, chịu trách nhiệm về các hoạt động IT của công ty bạn cần phải luôn đảm bảo các dịch vu IT hoạt động thông suốt, đảm bảo SLA (Service Level Agreement) đã được phê duyệt. Trong trường hợp xấu nhất các CIO phải sẵn sàng cho các tình huống hỗ trợ khi kinh doanh ngưng trệ do ảnh hưởng của virus. Để có thể vượt qua khủng hoảng các CIO cần lưu ý thực hiện các vấn đề sau:
Đảm bảo các công cụ cộng tác luôn sẵn sàng
Do việc kiểm dịch và để tránh các mối nguy hiểm có thể đến với các nhân viên, các công ty đã hạn chế hoặc dừng các chuyến đi công tác kể cả nội địa lẫn nước ngoài. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động kinh doanh. Nhiều cuộc họp, sự kiện phải hủy bỏ hoặc dời lại, hoặc giảm thiểu số lượng người tham dự. Việc này dẫn đến nhu cầu làm việc tương tác sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến tăng lên. Nếu công ty bạn chưa sẵn sàng cho việc đó thì cần phải tìm giải pháp tạm thời trong ngắn hạn. Danh sách việc cần làm bao gồm xác định nhu cầu sử dụng các công cụ nhắn tin nhanh (instant messaging) cho việc trao đổi chung, các giải pháp chia sẻ file cần có, giải pháp họp trực tuyến. IT cũng cần đảm bảo các giải pháp truy cập vào các ứng dụng quan trọng phục vụ hoạt động và kinh doanh của công ty như CRM, ERP… Điều quan trọng nữa là bạn cũng cần xem lại các vấn đề liên quan đến bảo mật khi users truy cập vào dữ liệu của công ty từ xa.
Một tình huống nữa có thể xãy ra là một số nhân viên phải nghỉ làm tạm thời. Khi đó các giám đốc công nghệ thông tin cần phải làm việc chặc chẽ với business để có những kế hoạch ứng phó với rủi ro có thể xãy ra do thiếu người, đặc biệt ở những mãng kinh doanh quan trọng. CIO cần có sự chủ động trong việc này .
Làm việc với đối tác và khách hàng thông qua các kênh kỹ thuật số
Các giải pháp không gian làm việc cộng tác, họp qua video, livestream có thể hỗ trợ rất nhiều trong việc tương tác với khách hàng và ngay cả các tình huống quyết định trong viêc kinh doanh như chốt đơn hàng, bắt đầu hay kết thúc một giai đoạn dự án. Các kênh liên lạc kỹ thuật số ngày càng trở nên quan trọng và ngày càng nhiều tổ chức và ngay cả các cá nhân làm việc dựa vào các nền tảng này trong hoạt động hàng ngày. Trong lúc khủng hoảng, các CIO cần phải tìm cách hỗ trợ công ty tận dụng các nền tảng này hơn nữa nhằm thay thế các kênh không thực hiện được như gặp mặt trực tiếp, hội họp. Các kênh bán hàng cũng cần nhanh chóng tích hợp vào các nền tảng sẵn có.
Thiết lập kênh thông tin tin cậy cho nhân viên nội bộ
Các nguồn thông tin chưa được kiểm chứng hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định không sáng suốt trong nhiều trường hợp trong giai đoạn khó khăn bởi ảnh hưởng của virus corona. Điều đó cũng gây nên sự lo lắng trong nội bộ nhân viên và cũng khiến cho công ty không có sự sẵn sàng để quay lại các hoạt động bình thường một cách nhanh chóng khi khủng hoảng qua đi. Các công ty có thể vượt qua điều này nếu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời thông qua các kênh liên lạc hiệu quả. Nội dung thông tin cần được liền mạch kể cả trong nội bộ lẫn bên ngoài và trong nhiều trường hợp cần có những hướng dẫn cụ thể. Những thông tin liên quan đến bệnh dịch cần phải bao gồm các thông tin từ chính phủ, các tổ chức y tế uy tín và được ủy quyền. Phòng nhân sự, phòng đối ngoại cũng có thể cần cung cấp các thông tin liên quan đến chính sách hay đối sách của công ty cho nhân viên trong giai đoạn này. Với những yêu cầu như vậy, bộ phận IT với trách nhiệm chính của Giám đốc công nghệ thông tin cần phải thiết lập một hotline, ứng dụng hay website để cung cấp thông tin một cách thường xuyên. Nhân viên cũng có thể dùng các kênh này để thông báo cho công ty tình trạng sức khỏe hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ trong trường hợp khẩn cấp.
Có kế hoạch dự phòng cho nhân sự IT
Ngoài những vấn đề trên, việc sắp xếp lực lượng nhân sự của bộ phận IT cũng rất quan trọng. Là bộ phận không thể tách rời của công ty, các nhân viên IT sẽ sử dụng các kênh liên lạc và các chính sách đã được thiết lập. Tuy nhiên, CIO cũng cần có sự sắp xếp, các kế hoạch dự phòng để trong trường hợp nhân sự bị ảnh hưởng bởi virus, các thành viên khác có thể hỗ trợ thay thế. Hoặc xa hơn là có các nguồn nhân lực khác bổ sung trong ngắn hạn.
Bạn có biết?
tham gia cộng đồng ITguru trên Linkedin, Facebook và các kênh mạng xã hội khác có thể giúp bạn nhanh chóng tìm được những chủ đề phát triển nghề nghiệp và cập nhật thông tin về việc làm IT mới nhất
Linkedin Page:
Facebook Group:
cơ hội việc làm IT : ITguru.vn
